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供應(yīng)商告知函

撫順特鋼供應(yīng)商供貨流程
告知函


尊敬的供應(yīng)商:
很高興您能成為撫順特殊鋼股份有限公司的合格供應(yīng)商,首先感謝您對(duì)我司采購工作的支持與配合,我們始終秉持著與各供應(yīng)商合作共贏,并堅(jiān)持我們長期合作的關(guān)系,共同提高產(chǎn)品質(zhì)量,為更好的保證各供應(yīng)商在我司供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的順暢進(jìn)行,請(qǐng)各供應(yīng)商在后續(xù)送貨時(shí)務(wù)必做到以下幾方面,請(qǐng)各供應(yīng)商配合執(zhí)行: 

一、我公司所有采購的物資都必須簽訂合同,在合同內(nèi)容中,對(duì)供貨時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容都有明確要求,請(qǐng)供應(yīng)商嚴(yán)格的遵守合同中的約定。

二、原材料每批來料要附上該批來料的材質(zhì)證明(其中包括公司名稱,合同號(hào),產(chǎn)品名稱,質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)批號(hào)、規(guī)格型號(hào)或牌號(hào)、數(shù)量、檢測(cè)項(xiàng)目及數(shù)據(jù),包裝編號(hào)、車號(hào)等信息并加蓋檢驗(yàn)章)及檢驗(yàn)報(bào)告(請(qǐng)?jiān)诎l(fā)貨前一天將此信息傳遞到供應(yīng)處執(zhí)行科);如包裝為噸袋或鐵桶包裝,包裝要堅(jiān)固耐用,包裝上須注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家等標(biāo)識(shí),包裝袋、鐵桶不回收,確保途中不受損,若損壞賣方免費(fèi)調(diào)換。另外包裝袋上必須注明阿拉伯?dāng)?shù)字流水號(hào),以發(fā)貨批次為單位進(jìn)行編號(hào)。例如一批500噸,按每噸1件就是500件,包裝袋外面標(biāo)識(shí)的序列號(hào)就是從1—500#。以車為單位,進(jìn)行連續(xù)編號(hào),如500噸裝10車輛,1號(hào)車1—50#,2號(hào)車51-100#,以此類推。數(shù)字流水號(hào)必須要使用油漆噴印,噴印字跡大小(每個(gè)字)為8cm*10cm,字跡清晰、端正,嚴(yán)禁出現(xiàn)遺漏號(hào)、重復(fù)號(hào)、涂改號(hào)等情況。流水號(hào)要在包裝袋上部1/3位置處標(biāo)識(shí)2個(gè)(正對(duì)方向各一個(gè)),以便于卸貨時(shí)檢查、核對(duì)。請(qǐng)務(wù)必將相關(guān)信息(包括貨物名稱、送貨車船號(hào)碼、裝載數(shù)量、包裝袋編號(hào)、駕駛員聯(lián)系方式等)及《產(chǎn)品質(zhì)量保證書》在發(fā)貨前一天以傳真或短信、微信通知至撫鋼供應(yīng)處執(zhí)行科對(duì)口業(yè)務(wù)員。如因沒有編號(hào)或編號(hào)不規(guī)范等情況,不能辦理入庫手續(xù),影響卸貨的,我司將不承擔(dān)任何責(zé)任,同時(shí)我司將依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)反饋情況給予供應(yīng)商警告或處罰等措施。

三、產(chǎn)品的檢驗(yàn)單或送貨單是我司倉庫接受產(chǎn)品的必要條件,我司倉庫有權(quán)拒絕接受單據(jù)不全的送貨物資。送貨單上須注明:公司名稱、車號(hào)、批號(hào)、送貨品名、數(shù)量等信息;檢驗(yàn)單必須清晰明了當(dāng)為機(jī)加工供應(yīng)商在供貨時(shí),請(qǐng)?zhí)峁┘堎|(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告。

四、供應(yīng)商所供產(chǎn)品裝貨時(shí)請(qǐng)盡量不要將產(chǎn)品堆疊,否則將會(huì)增加裝卸難度,加長我司裝卸時(shí)間,造成不必要的損失。

五、車輛送貨時(shí),請(qǐng)注意以下幾點(diǎn):
1)車輛進(jìn)入廠區(qū)禁止攜帶任何鋼鐵制品、水桶等可疑物品,如果車上有容易引起疑議的設(shè)備、配件或其它公司貨物時(shí),請(qǐng)務(wù)必在進(jìn)廠時(shí)告之門衛(wèi),并接受我司門衛(wèi)人員的檢查,如未告之并給我司人員檢查到,我司會(huì)視情節(jié)給予相應(yīng)處罰;
2)卸貨數(shù)量以我司地磅量為準(zhǔn),如果送貨數(shù)量與供應(yīng)商存在磅差(合同約定之外)時(shí),請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系保管員由其反饋給供應(yīng)處執(zhí)行科進(jìn)行處理。

六、車輛進(jìn)入廠區(qū)需減速慢行,要注意行人及車輛安全,人員進(jìn)入廠房、庫房需戴安全帽,要聽從指揮,不要隨意走動(dòng),請(qǐng)供應(yīng)商送貨車輛聽從我司倉庫人員安排,耐心等待卸貨。

七、供應(yīng)商進(jìn)貨及退貨相關(guān)流程

1、供應(yīng)商送貨流程:供應(yīng)商通過傳真或短信、微信的形式預(yù)報(bào)信息傳遞供應(yīng)處執(zhí)行科(請(qǐng)?jiān)诎l(fā)貨前一天3點(diǎn)前通知)→→供應(yīng)處執(zhí)行科經(jīng)辦人員依據(jù)預(yù)報(bào)信息辦理收貨手續(xù)及車輛檢斤信息入錄→→供應(yīng)處執(zhí)行科人員于4點(diǎn)前將入庫通知單及相應(yīng)票據(jù)傳遞到物資管理處→→供應(yīng)商到指定門衛(wèi)辦理車輛入廠手續(xù)→→如需檢斤供應(yīng)商攜帶入廠檢斤卡按無人檢斤提示進(jìn)行檢斤→→檢斤后到倉庫庫位保管員進(jìn)行外觀驗(yàn)收并登記→→驗(yàn)收合格卸貨后→→出廠

2、供應(yīng)商退貨流程:

          供應(yīng)處執(zhí)行科辦理退貨審批手續(xù)→→傳遞到物資管理處保管員→→供應(yīng)商與供應(yīng)處業(yè)務(wù)員確定何時(shí)來車進(jìn)行退貨→→供應(yīng)處業(yè)務(wù)員通知物資管理處保管員退貨時(shí)間→→物資管理處保管員辦理出門票→→供應(yīng)商退貨出廠

3、供應(yīng)商外修業(yè)務(wù)辦理流程:
使用分廠將修理物資返回物資管理處修理庫位→→供應(yīng)商攜帶修理合同到物資管理處提取修理物資→→物資管理處保管員辦理修理物資往返出門票→→供應(yīng)商攜帶修理物資出廠
    當(dāng)修理完成后供應(yīng)商通過傳真或短信、微信的形式預(yù)報(bào)修理完成后的到貨信息(請(qǐng)?jiān)诎l(fā)貨前一天3點(diǎn)前通知)    供應(yīng)處執(zhí)行科經(jīng)辦人員依據(jù)預(yù)報(bào)信息辦理收貨手續(xù)及車輛檢斤信息入錄→→供應(yīng)處執(zhí)行科人員于4點(diǎn)前將入庫通知單及相應(yīng)票據(jù)傳遞到物資管理處→→供應(yīng)商到指定門衛(wèi)辦理車輛入廠手續(xù)→→倉庫修理庫位保管員進(jìn)行外觀驗(yàn)收并登記→→保管員貨物接收簽字→→出廠  

4、供應(yīng)商進(jìn)廠施工業(yè)務(wù)辦理流程:
供應(yīng)商通過傳真或短信、微信的形式預(yù)報(bào)信息(請(qǐng)?jiān)诎l(fā)貨前一天3點(diǎn)前通知)→→供應(yīng)處執(zhí)行科經(jīng)辦人員依據(jù)預(yù)報(bào)信息辦理收貨手續(xù)及車輛檢斤信息入錄→→供應(yīng)處執(zhí)行科人員于4點(diǎn)前將入庫通知單及相應(yīng)票據(jù)傳遞到物供處→→供應(yīng)商到指定門衛(wèi)辦理車輛入廠手續(xù)及施工人員登記→→倉庫庫位保管員進(jìn)行外觀檢驗(yàn)并登記→→保管員貨物接收簽字→→使用分廠確認(rèn)→→施工人員進(jìn)行施工→→結(jié)束出廠

八、相關(guān)處罰

1、數(shù)量方面處罰:如預(yù)報(bào)入庫數(shù)量與實(shí)際到貨存在差異,在合同范圍約定的將不做處罰,如超出合同約定范圍,我司有權(quán)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

2、質(zhì)量方面處罰:

A、適用范圍包括但不限于供應(yīng)商以下情況: 
1)供應(yīng)商供貨物資在我司檢驗(yàn)、生產(chǎn)和市場(chǎng)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)重要指標(biāo)不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求(含供應(yīng)商提供或發(fā)布的質(zhì)量技術(shù)規(guī)格資料,或我司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn))。 
2)不嚴(yán)格按照我司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,私自更改設(shè)計(jì)、加工工藝等相關(guān)技術(shù)要求,在我司發(fā)生生產(chǎn)、市場(chǎng)質(zhì)量事故的。
3)偷工減料、簡化工序,不按照正常工序進(jìn)行生產(chǎn)并對(duì)我司造成生產(chǎn)、市場(chǎng)不良影響的。 
4)制造商、代理商知情不報(bào),明知道存在批次器件質(zhì)量問題、隱患,卻不顧我司利益,繼續(xù)欺騙并使我司使用問題產(chǎn)品的。
5)雖非故意所為,但已經(jīng)給我司造成生產(chǎn)或市場(chǎng)惡性質(zhì)量事故,如生產(chǎn)中大批量報(bào)廢或返工維修、市場(chǎng)批量整改。
6)供貨產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)達(dá)不到我司要求,并且長時(shí)間沒有得到有效改善的,嚴(yán)重影響我司物資質(zhì)量指標(biāo)的。

B、質(zhì)量反饋及不合格品的處理
1)供應(yīng)商應(yīng)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)接受和處理供貨所發(fā)生的品質(zhì)問題,對(duì)我司每一起質(zhì)量投訴72小時(shí)內(nèi)給予回復(fù),并及時(shí)制定出短期解決方案和長遠(yuǎn)的控制措施,我司將在隨后供應(yīng)商的供貨中著重檢查、跟進(jìn),以判斷供應(yīng)商所采用的措施是否有效。 
2)雙方技術(shù)、質(zhì)量方面存在的爭議,應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)定及合同內(nèi)容,技術(shù)協(xié)議等為處理、解決依據(jù)。 
3)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品、服務(wù)如被我司判為不合格,我司將按如下辦法處理:
(1)讓步接收:我司將按合同之約定進(jìn)行相應(yīng)的扣罰
(2)拒收或退回:被拒收或退回的產(chǎn)品,供應(yīng)商應(yīng)查明原因,并采取有效的改進(jìn)措施后方能再次進(jìn)貨,再次進(jìn)貨時(shí),我司做好標(biāo)識(shí)單獨(dú)存放,不得混批,已經(jīng)被判定的不合格品,供應(yīng)商未經(jīng)任何返修處理再次交付我司檢驗(yàn),一經(jīng)發(fā)現(xiàn),我司有權(quán)作破壞性標(biāo)識(shí),我司有權(quán)退貨并扣罰供應(yīng)商3倍該批產(chǎn)品價(jià)值總額的罰款(金額不足¥500元時(shí),按¥500元計(jì))。供應(yīng)商在收到退貨通知的1周內(nèi)取回其不合格品,逾期則按1%的貨值收取儲(chǔ)存費(fèi),逾期1個(gè)月以上未取回,則我司有權(quán)對(duì)該批產(chǎn)品做出處理。
(3)在生產(chǎn)使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題的產(chǎn)品,影響我司正常生產(chǎn)的,供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行等質(zhì)等量調(diào)換,并承擔(dān)相應(yīng)的補(bǔ)償費(fèi)(工時(shí),材料等消耗),補(bǔ)償費(fèi)原則上按為不合格品價(jià)值總額的1-3倍,且供應(yīng)商必須承擔(dān)造成我司的實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失。 
(4)供應(yīng)商如有異議,必須于3天內(nèi)向我司書面提出,否則我司有權(quán)按合同或相關(guān)規(guī)定進(jìn)行扣款。
(5)供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量保證期限為供應(yīng)商產(chǎn)品入我司倉庫之日起兩年或合同約定的保質(zhì)期,在經(jīng)雙方確認(rèn)在質(zhì)量保證期限內(nèi),因供應(yīng)商所供物料存在質(zhì)量問題,而造成我司產(chǎn)品在銷售或顧客使用過程中出現(xiàn)大的質(zhì)量事故或嚴(yán)重?fù)p壞我司企業(yè)形象和信譽(yù)的,除由供應(yīng)商承擔(dān)我司的相關(guān)損失外,我司還將進(jìn)行追加處罰。
(6)我司根據(jù)供應(yīng)商質(zhì)量控制或質(zhì)量狀況,有權(quán)要求供應(yīng)商整改,若供應(yīng)商在我司規(guī)定的整改期內(nèi)未整改或整改后同類問題重復(fù)出現(xiàn),質(zhì)量水平指標(biāo)未見改善,我司有權(quán)對(duì)供應(yīng)商處進(jìn)行處罰,并可書面通知供應(yīng)商停止供貨,直至取消其合格供應(yīng)商資格
         感謝各供應(yīng)商的大力配合,謝謝!